Tout le monde est d’accord pour dire qu’une bonne présentation se prépare, mais dans la vraie vie… le temps manque souvent pour bien faire et fignoler !
Alors comment gagner du temps sous PowerPoint ? Comment faire pour aller vite et bien ?
Pour répondre à cette question, bien maîtriser le logiciel PowerPoint est déjà une bonne piste ! Voici donc 10 astuces PowerPoint simples et efficaces à utiliser sans modération.
Que vous soyez novice ou expert, ces astuces vous feront gagner des minutes précieuses (voire plus !) sur chaque projet une fois que vous les aurez intégrées.
Alors à vos claviers, prêts, partez !
(Temps de lecture estimé : 7 minutes)
Astuce PowerPoint #1 : Sélectionner tous les éléments avec Ctrl + A
Vous avez plusieurs objets, formes et zones de texte sur une même diapositive ? Sélectionnez-les toutes d’un coup en appuyant simultanément sur les touches ‘Ctrl’ et « A » (ou ‘Command’ + « A » si vous êtes sous Mac). Parfait pour repositionner tous vos éléments d’un geste ou les supprimer d’un coup si l’inspiration change.
Temps gagné : 1 minute par diapositive sur des manipulations multiples
présents sur une slide
Astuce PowerPoint #2 : Copier-coller vite fait bien fait avec Ctrl + C et Ctrl + V
Rien de tel que `Ctrl + C` et `Ctrl + V` (ou ‘Command + C’ / ‘Command + V’ si vous êtes sous Mac) pour copier et coller un élément, mais connaissez-vous le truc qui va plus loin ? Essayez `Maj + Ctrl + C` pour copier le style de l’élément (la couleur, les polices, etc.) et `Maj + Ctrl + V` pour l’appliquer à un autre élément (ou ‘Maj + Command + C’ et ‘Maj + Command + V’ si vous êtes sous Mac). Ultra pratique pour harmoniser vos diapositives sans toucher à chaque détail.
Temps gagné : 2 minutes par slide lorsque les styles se multiplient.
Astuce PowerPoint #3 : Maintenir l’alignement avec Maj + déplacement
Pour garder un alignement parfait lors d’un déplacement d’objet, maintenez `Maj` en même temps que vous glissez votre souris. Cette astuce assure un déplacement en ligne droite, horizontalement ou verticalement. Pratique pour garder une structure nette et sans trop d’effort !
Temps gagné : 1 à 2 minutes par série d’alignements.
Astuce PowerPoint #4 : Annuler ou reproduire une action avec Ctrl + Z et Maj + Ctrl + Z
Pas convaincu par un choix ? `Ctrl + Z` permet de revenir en arrière d’un simple mouvement (ou ‘Command + Z’ si vous êtes sous Mac). Encore mieux : `Maj + Ctrl + Z` répète votre dernière action (ou ‘Maj + Command + Z’ si vous êtes sous Mac) ! Ce petit duo de raccourcis vous sauvera la mise plus d’une fois !
Temps gagné : 1 minute pour corriger ou répéter des actions.
Astuce PowerPoint #5 : Changer la casse du texte en un clic
Besoin de mettre un titre en majuscules sans tout retaper ? Sélectionnez le texte, allez dans le menu `Accueil`, puis trouvez l’option pour modifier la casse : passez en majuscules, minuscules, ou même en capitales de début de mot !
Temps gagné : 1 à 2 minutes par ajustement.
Astuce PowerPoint #6 : Exploiter les illustrations intégrées de PowerPoint
Ouvrir votre navigateur pour chercher des images ? Ce n’est peut-être pas nécessaire ! PowerPoint propose une bibliothèque d’icônes, d’illustrations, et de photos directement intégrée dans l’onglet `Insertion > Icônes`. Un clic, et c’est dans la boîte !
Temps gagné : 3 à 5 minutes par recherche.
Astuce PowerPoint #7 : Créer un thème personnalisé
Imaginez : vous avez défini une palette de couleurs pour votre entreprise ou votre projet. Vous avez défini des polices d’écriture spéciales pour vos slides et pour vos titres. Malheureusement, quand vous ouvrez un document Windows, ce ne sont pas vos couleurs ou vos polices d’écriture qui apparaissent automatiquement ! Ce sont celles du thème par défaut de Microsoft Office…
La bonne nouvelle ? Vous pouvez créer un thème personnalisé qui vous aidera à garder votre identité visuelle entre vos différentes présentations. Vous gagnerez ainsi du temps : plus besoin d’aller chercher vos couleurs ou vos polices d’écriture, vous les retrouvez tout simplement dans votre thème.
Temps gagné : 5 minutes par projet.
Suivez les étapes suivantes pour paramétrer votre thème :
Astuce PowerPoint #8 : Utiliser les outils d’alignement et de répartition
Pas de diapositives mal alignées grâce aux outils d’alignement horizontal et vertical de PowerPoint ! Sélectionnez vos objets, puis allez dans `Format de la forme > Aligner` et choisissez la commande qui vous aidera à placer chaque élément de façon homogène.
Temps gagné : 3 minutes pour aligner plusieurs objets à la fois.
Astuce PowerPoint #9 : Personnaliser la barre d’outils Accès Rapide
Besoin d’avoir vos commandes favorites sous la main ? La barre d’outils Accès Rapide est faite pour ça. Dans `Fichier > Options / Préférences > Ruban `, sélectionnez `Barre d’outils Accès Rapide` et ajoutez-y les fonctions que vous utilisez le plus souvent.
Temps gagné : jusqu’à 5 minutes par présentation avec accès rapide aux commandes.
Astuce PowerPoint #10 : Définir des dispositions dans le Masque des diapositives
Avec le Masque des diapositives, vous pouvez préparer vos dispositions de slides à l’avance : choisissez la mise en forme, les zones de texte et images par défaut, etc. Vous pourrez ainsi facilement ajouter de nouvelles diapositives déjà préformatées à la disposition que vous souhaitez.
Conclusion
Voilà de quoi améliorer vos présentations et alléger votre charge de travail. Ces astuces vous ont-elles été utiles ? Si oui, partagez votre astuce préférée dans les commentaires ! Et si vous y pensez après coup, pensez à nous dire combien de temps vous avez économisé après avoir appliqué ces astuces !
