Comment la pensée visuelle peut synthétiser ce que vos textes noient

Je vais faire un long discours aujourd’hui ; je n’ai pas eu le temps d’en préparer un court.

— Blaise Pascal, repris par Winston Churchill (Prix Nobel de Littérature 1953)

Même les plus grands esprits l’admettent : faire court demande du temps, de la clarté et de la méthode.

Donc s’il peut vous arriver de passer des heures à reformuler, à couper, à structurer vos textes… sans avoir l’impression de vraiment aller à l’essentiel : pas de panique, ce n’est pas si simple ! 🙂

La bonne nouvelle ? La concision s’apprend.

Et mieux encore : la pensée visuelle peut devenir votre alliée pour synthétiser sans appauvrir, rendre clair sans simplifier à outrance, et gagner en impact sans perdre en nuances.

Donc si vous souhaitez aller à l’essentiel tout en restant pertinent, vous êtes au bon endroit 🙂

Temps de lecture estimé : Environ 7 minutes et Si vous n’avez pas le temps de lire, une synthèse illustrée se trouve en fin d’article 🙂

Les 4+1 erreurs des personnes qui ne savent pas être synthétiques

Si vous trouvez difficile d’être concis, permettez-moi de vous rassurer : vous n’êtes absolument pas seul dans ce cas !

C’est une difficulté très courante, et reconnaître ces erreurs est déjà un premier pas vers l’amélioration. Voyons donc ensemble les pièges les plus fréquents qui nous font perdre en clarté — et surtout, comment vous pouvez les transformer en opportunités de progrès 😉

Erreur 1 : Insister sur ce que vos interlocuteurs savent déjà

Il nous arrive à tous, par réflexe ou par souci de bien faire, de répéter des informations que notre audience maîtrise déjà parfaitement. C’est une intention louable mais qui peut plutôt vous desservir, vos interlocuteurs pouvant avec impatience attendre le moment où vous allez en venir au fait…

Ce que vous pouvez faire à la place : Posez-vous en amont question « Qu’est-ce que mon audience sait déjà sur ce sujet ? » Puis concevez votre argumentation en partant de ce niveau de compréhension. Vous gagnerez (et ferez gagner à tout le monde) un temps précieux.

Exemple : Je dois faire une présentation sur la gestion de projet à un comité de direction. En général, même si la plupart des membres d’un comité de direction ne sont pas des spécialistes en gestion de projet, ils ont des notions de base et des convictions sur le sujet, du fait de tous les projets qu’ils ont eux-même menés ou de ceux qu’ils ont vu menés par d’autres. Je chercherais donc à accentuer mon propos sur :
– les aspects de la gestion de projet qui, selon mon expérience, ne sont pas connus par la plupart des comités de direction
– les aspects que la plupart des comités de direction pensent maîtriser mais qu’ils ne maîtrisent en fait pas si bien que ça
– etc.

Le double effet « kiss cool » ? Vous allez à l’essentiel et vous éveillez leur intérêt par la même occasion 😀

Erreur 2 : Passer du temps sur des sujets qui n’intéressent pas vos interlocuteurs

Cette erreur est particulièrement insidieuse car elle vient souvent d’un bon sentiment : vous voulez montrer tout le travail accompli ou partager des détails que vous trouvez fascinants. C’est humain et compréhensible ! 😉
Cette tendance peut prendre plusieurs formes :

• – Les détails de fabrication : Raconter tout le processus que vous avez suivi pour arriver au résultat final, alors que seul le résultat compte pour votre audience.
• – Les précisions techniques superflues : Ajouter des détails qui vous semblent importants mais qui n’aident pas réellement à comprendre le message principal.
• – Les digressions enrichissantes (en tous cas pour vous 😉 ) : Partir sur des tangentes que vous trouvez intéressantes mais sans lien direct avec le besoin de vos interlocuteurs.

Ce que vous pouvez faire à la place : Demandez-vous : « À quelle question mes interlocuteurs souhaitent-ils que j’apporte une réponse ? ». Si vous envisagez de partager des informations qui n’y contribuent pas, peut-être vaut-il mieux envisager de les mettre en annexe

Exemple : Mon comité de direction pense qu’une meilleure gestion de projet au sein de leur entreprise augmenterait les bénéfices en permettant de mener davantage de projets avec le même nombre de personnes. Ils cherchent donc la réponse à la question : « Avons-nous encore des marges de progrès de ce côté-là ? ». Dans ce cas :

• – leur parler de la fascinante histoire de la gestion de projet à travers les âges… ne les intéressera sûrement pas -> Annexes
• – leur parler des personnes qui ont contribué à poser les bases théoriques de la gestion de projet… ne les intéressera sûrement pas davantage -> Annexes (à nouveau)
• – leur parler des causes principales d’inefficacité en gestion de projet dans les entreprises de leur secteur risque grandement de les intéresser -> À garder 😉

Erreur 3 : Commencer par le détail avant de donner la vision globale

Notre cerveau a besoin de contexte pour intégrer l’information. Pourtant, il nous arrive souvent de plonger directement dans les détails techniques avant d’avoir présenté le cadre général.

Résultat ? Vos interlocuteurs ne comprennent pas où vous voulez en venir et vous demande de revenir en arrière ou vous posent des questions supplémentaires : vous allongez plutôt que de raccourcir 🙁 Un peu comme si on vous demandait de faire un puzzle en partant des pièces, sans avoir vu l’image finale auparavant. Faisable, mais décourageant et beaucoup plus long !

Exemple : Rentrer dans le détail d’un outil de gestion de projet (type PERTT ou GANT) avant d’avoir expliqué en quoi cela aurait un lien avec la question que se pose mon comité de direction -> sourcils froncés, ordinateurs ouverts et questions supplémentaires garanties…

Ce que vous pouvez faire à la place : Commencez toujours par présenter en quoi ce que vous allez dire répond à la question que vos interlocuteurs se posent : « Une des raisons principales d’inefficacité en gestion de projet réside dans le fait de ne pas avoir suffisamment anticipé l’ordre dans lequel faire les tâches, ce qui aboutit à une mauvaise coordination entre acteurs. Voyons cela plus en détails… »

Le double effet « kiss cool » ? Vous guidez mieux vos interlocuteurs et vous vérifiez que votre vision globale va bien répondre à la question que se posent vos interlocuteurs par la même occasion 😀

Erreur 4 : Délivrer des messages ambigus

« Sans une coordination satisfaisante, les projets ne peuvent être menés à bien avec efficacité. »
Cette phrase peut signifier mille choses différentes. Se coordonner comment ? Quand ? Avec qui ? Que veut dire « menés à bien » ? Et « avec efficacité » ? Etc.

Les formulations vagues créent de la confusion et obligent vos interlocuteurs à poser des questions supplémentaires, ce qui rallonge finalement vos échanges 😉

À retenir : Être précis demande un effort : repérez les formulations vagues et demandez-vous comment les reformuler sans ambiguïté. Vous pourrez ainsi dire les choses de manière synthétique et précise. Synthèse ne rime pas avec superficialité si vous vous astreignez à cette exigence !

Exemple : « Sans une coordination satisfaisante, les projets ne peuvent être menés à bien avec efficacité » pourrait devenir « Sans l’information d’un report du calendrier, les responsables des tâches à produire risquent de ne pas être disponibles au moment voulu ». Pas beaucoup plus long, mais beaucoup plus précis 😉

Et +1 : Croire que l’art de la synthèse est inné

Vous avez compris avec ce qui précède qu’être synthétique n’est pas inné. Personne n’a « le don » d’être concis, pendant que vous ne l’avez malheureusement pas.

Comme le montre la citation de Pascal reprise par Churchill : la synthèse, ce n’est pas « on l’a ou on ne l’a pas », c’est plutôt « on prend le temps ou on ne le prend pas ».
C’est une compétence qui se travaille, avec méthode et pratique 🙂

Comment réduire votre texte efficacement : la méthode de la pyramide

Maintenant que vous connaissez les erreurs à éviter, voici une méthode concrète en 4 étapes pour gagner en synthèse 🙂

Principe fondamental à retenir

Le superflu, c’est tout ce qui n’aide pas vos interlocuteurs à comprendre votre idée principale.

Cette définition change tout. Il ne s’agit pas de supprimer au hasard, mais d’identifier précisément ce qui sert votre message principal 🙂

Étape 1 : Écrivez la phrase que vous voulez que vos interlocuteurs retiennent

La plupart des gens commencent par noter tout ce à quoi ils pensent, par peur d’oublier quelque chose et essaient ensuite de le structurer. La méthode de la pyramide vous invite à faire exactement l’inverse : ce n’est pas vous qui ne devez rien oublier, mais vos interlocuteurs. Donc avant toute chose, clarifiez votre message principal en une seule phrase. Vous ne filtrerez efficacement les éléments à mobiliser dans votre argumentation qu’une fois cette étape réalisée.

Exemple pour cet article : « La pensée visuelle vous aide à être synthétique sans être superficiel pour autant. »

Pourquoi c’est crucial ? Sans idée principale claire, vous allez naturellement digresser. Vous ajouterez des détails intéressants mais non essentiels, simplement parce que vous ne savez pas où vous allez.

Exercice pratique : Complétez cette phrase : « À la fin de ma présentation/mon document, je veux que mes interlocuteurs sachent / retiennent / aient compris que… »

Besoin d’aide pour formuler votre idée principale ? Découvrez dans cette vidéo une astuce qui pourrait vous aider 😉

Étape 2 : Identifiez vos 3 arguments qui soutiennent cette idée

Pourquoi se limiter à 3 arguments ? Notre mémoire de travail traite efficacement 3-4 éléments maximum. Au-delà, votre message devient difficile à mémoriser 🙂

Exemple : pour notre article, les 3 arguments sont :

1. Sans idée principale claire, vous allez naturellement digresser
2. Sans connaissance du niveau de compréhension de vos interlocuteurs, vous enfoncez des portes ouvertes ou ne faites que survoler les sujets
3. Dans certains cas, le dessin aide à faire comprendre les choses plus rapidement que le texte

Étape 3 : Identifiez ce que vos interlocuteurs ne savent pas sur le sujet

Cette étape est essentielle pour éviter l’erreur n°1 (répéter ce qu’ils savent) et l’erreur n°2 (les ennuyer avec des détails inutiles).

Questions à vous poser :

• Quel est leur niveau de connaissance du sujet ?
• Qu’est-ce qui serait nouveau ou surprenant pour eux ?
• Quelles sont leurs questions non résolues ?

Ensuite, ajoutez à vos 3 arguments uniquement les éléments nécessaires pour combler leur manque de connaissance 🙂

Étape 4 : Gardez tout le reste pour les annexes

Vous avez d’autres informations intéressantes mais qui ne servent pas votre message principal ou vos 3 arguments ? Gardez-les en réserve dans vos annexes ! Ils sont là au cas où quelqu’un demande des précisions et resteront au chaud sinon 🙂

Vous pouvez ainsi mettre dans vos annexes :

• Des précisions à consulter / à montrer si besoin
• Des documents complémentaires
• Des réponses prêtes aux questions potentielles

L’avantage ? Vous restez concis tout en ayant la profondeur disponible pour ceux qui la recherchent.

Comment tirer parti du dessin pour être encore plus synthétique ?

1. Grâce à vos personnages :

Un bonhomme est un bonhomme, le cerveau comprend 🙂 Et en même temps, un bonhomme avec le regard inquiet est tout aussi rapidement compris par notre cerveau, sans effort et sans mot supplémentaire. De même, si ce bonhomme porte une blouse blanche avec une croix rouge et un stéthoscope autour du cou, notre cerveau comprend qu’il s’agit qu’un médecin inquiet : toujours aucun mot en plus et quasiment aucun effort pour notre cerveau, mais un contexte ô combien plus riche !

2. Grâce aux flèches et / ou aux liens entre les éléments :

Si vous souhaitez partager l’idée que « Notre processus de gestion de projet se compose de plusieurs étapes successives incluant la phase d’analyse des besoins, la planification des ressources, l’exécution des tâches, le suivi des indicateurs de performance, puis l’évaluation finale permettant de valider les résultats »… Cela vous prend 38 mots ! Tout ça pour expliquer un concept qui tient en un schéma. La pensée visuelle résout ce problème en une fraction de seconde : cinq étapes connectées, des flèches, quelques mots-clés et hop ! votre interlocuteur capte l’essentiel en un coup d’œil 🙂

3. Grâce à la représentation d’éléments concrets :

Difficile en dessin de représenter des choses trop abstraites. En vous forçant à représenter des choses concrètes, le dessin vous oblige à aller à l’essentiel de ce que vous voulez dire concrètement et à éviter le problème de l’« ambiguïté sémantique » (erreur n°4).

Vos 4 défis de la semaine

Vous avez maintenant la méthode complète. Passons à l’action concrète ! Voici 4 défis progressifs à relever.

Défi 1 : Identifiez votre idée phare (5 minutes)

Pour votre prochaine présentation, réunion ou document important, écrivez en une seule phrase l’idée que vous voulez que vos interlocuteurs retiennent.

Astuce : Si vous avez du mal, c’est le signe que votre message n’est pas encore clair dans votre propre esprit. Continuez à le reformuler jusqu’à ce qu’il tienne vraiment en une phrase simple et claire.

Défi 2 : Appliquez la méthode de la pyramide (10 minutes)

Pour cette même présentation :

1. Identifiez vos 3 arguments principaux
2. Listez ce que votre audience ne sait pas déjà
3. Décidez ce qui va en annexe

Résultat attendu : Un plan de votre présentation qui ne passe que par ce qui est essentiel aux yeux de vos interlocuteurs 🙂

Défi 3 : Identifiez vos besoins en visuels (10 minutes)

Relisez votre contenu allégé et repérez :

• Les processus (étapes successives) → candidat idéal pour un schéma fléché
• Les comparaisons (A vs B) → candidat pour un tableau ou deux colonnes
• Les relations de cause à effet → candidat pour des flèches de liaison
• Les concepts abstraits → candidat pour des métaphores visuelles ou des symboles

Marquez 2-3 éléments maximum qui gagneraient vraiment à être visualisés 🙂

Défi 4 : Créez vos premiers visuels (30-45 minutes)

Plusieurs options s’offrent à vous :

– Schémas simples : Créez vos visuels sous forme de schémas épurés (formes + flèches + mots-clés). Outils gratuits : Google Slides, PowerPoint, ou même papier-crayon scanné !

– Personnages illustrés : Utilisez les personnages illustrés déjà disponibles dans PowerPoint pour créer des scènes expressives. Guide complet ici

– La gribouille : Faites-le vous-même ! Que ce soit pour des schémas ou pour des personnages, osez vous lancer et créer vous-même vos propres illustrations à la main 🙂 C’est imparfait ? Demandez autour de vous : vous serez surpris de voir que la plupart des gens seront impressionnés là où vous trouvez qu’il y a à redire !

À vous de jouer !

Vous savez désormais comment aller à l’essentiel sans être superficiel — et comment le dessin peut devenir votre allié pour clarifier, synthétiser et captiver.

👉 Partagez votre astuce préférée dans les commentaires !
Et si vous y pensez après coup, dites-nous combien de temps vous avez économisé (ou fait économiser à d’autres 😉 après avoir appliqué ces astuces 😄

Voici la synthèse illustrée de cet article.

la preuve qu’une image accompagnée de quelques mots peut condenser et éclairer un long contenu en un clin d’œil.